Tata Cara Pemusnahan ( Retensi ) Arsip Rekam Medis

A. JADUAL RETENSI ARSIP REKAM MEDIS

Sebelum di adakan retensi (pemusnahan) berkas rekam medis perlu di adakan adanya jadswal retensi

antara lain sbb :

1. UMUM

2. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu

3. KIUP+Register+Indek, disimpan permanen/abadi

4. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :

Riset dan edukasi

Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

Untuk kepentingan tertentu

-Penyakit jiwa,

-Ketergantungan obat

-Orthopaedi

-Kusta

-Mata

-Perkosaan

-HIV

-Penyesuaian kelamin

-Pasien orang asing

-Kasus adopsi

-Bayi Tabung

-Cangkok Organ

-Plastik Rekontruksi

5. Retensi berdasarkan diagnosa

Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/ Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna.

INDIKATOR NILAI GUNA

Primer :

1. Adminstrsi

2. Hukum

3. Keuangan

4. IPTEK

Sekunder :

5. Pembuktian

6. Sejarah

B. TATA CARA PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS DALAM PROSES PEMUSNAHAN
1. ALUR PROSES

B. TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM INAKTIF

a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .

b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM aktif

c. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

1.TATA CARA PENILAIAN

a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif

b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :

1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

2) Nilai guna :

a) Primer :

Administrasi

Hukum

Keuangan

Iptek

b). Sekunder :

Pembuktian

Sejarah

c). Lembar rekam medis yang dipilah :

1 Ringkasan masuk dan keluar

2 Resume

3 Lembar operasi

4 Identifikasi bayi

5 Lembar persetujuan

6 Lembar kematian

d). Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif

e). Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan

f). Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis/Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait.

2. TATA CARA PEMUSNAHAN

a. Pembentukan Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan SK Direktur RS

b. Tim pembuat pertelaan

c. Pelaksanaan pemusnahan :

Dibakar :

- menggunakan incenerator

- dibakar biasa

Dicacah, dibuat bubur

Pihak ke III disaksikan Tim Pemusnah

d. Tim Pemusnah membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani Ketua dan Sekretaris dan diketahui Direktur Rumah Sakit

e. Berita Acara Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik RS (RS, Vertikal kepada Dirjen. Pelayanan Medik)

f. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur Rumah Sakit.

Pelaksanaan pemusnahan melalui prosedur sesuai butir 2 c.